Jika bisnis Anda tidak pernah menginstal paket akuntansi

Saturday, August 10, 2013

Jika bisnis Anda tidak pernah menginstal paket akuntansi atau tidak memiliki kebutuhan untuk melihat ke dalam perangkat lunak baru untuk beberapa tahun, pasar telah jelas berubah. Tidak hanya ada baru, model terbukti untuk membeli dan menggunakan perangkat lunak keuangan - berpikir langganan dan Web-based - tetapi Anda mungkin mendapatkan lebih banyak uang Anda hari ini.

Sebelum komputasi awan memegang di pasar, itu adalah komitmen memilukan untuk membeli software keuangan, menurut Rick Telberg, penasihat vendor perangkat lunak dan perusahaan akuntansi. "Pilihan yang terbatas pada sistem kikuk besar dipasang oleh para ahli dan membutuhkan seorang ahli untuk beroperasi," katanya Tapi sekarang, awan telah memungkinkan peluncuran startups di relung yang berbeda dari akuntansi dan keuangan,. Sebuah perusahaan tidak perlu membeli paket besar sekali. "Usaha kecil hanya bisa fokus pada fungsi apa yang mereka butuhkan sekarang dan mendapatkan orang-orang," jelas Telberg.

Tahapan otomatisasi akuntansi
Setelah bisnis mulai membayar dan penagihan Ini adalah keluhan umum di kalangan muda TRePS suka melamun:  lebih dari beberapa faktur bulanan, saatnya untuk mempertimbangkan sistem otomatis untuk melacak uang. Untuk kebutuhan startup dasar, berpikir sederhana, biaya rendah, dan tidak ada embel-embel. Banyak dari sistem ini tersedia sebagai SaaS (software sebagai sebuah layanan) atau aplikasi mobile, tanpa perlu menginstal apapun.

Sebuah pilihan populer beberapa termasuk Persegi untuk memproses pesanan pelanggan, FreshBooks untuk faktur, Chrometa untuk penagihan dan waktu pelacakan, Bill.com untuk hutang dan piutang, Wave, akuntansi terintegrasi gratis dan aplikasi penggajian, dan SageOne akuntansi, penagihan dan pelacakan proyek. Ada banyak lagi, tentu saja, dan hari itu tidak masuk akal bagi perusahaan untuk menambal bersama-sama Suite keuangan pribadi sendiri dari aplikasi favorit, kata Telberg.

Sebagai perusahaan Anda tumbuh dan menjadi lebih kompleks, mungkin menambahkan lini produk atau kantor cabang, Anda mungkin harus meng-upgrade. Jika lebih dari satu orang yang menyentuh sistem, Anda perlu kemampuan e-commerce, Anda memiliki kantor akuntan luar yang membutuhkan data Anda, atau Anda mempekerjakan pemegang buku untuk memasukkan data selama berjam-jam setiap minggu, sistem akuntansi fitur lengkap biasanya diperlukan, kata Doug Sleeter, presiden The Sleeter Group, jaringan konsultan yang menyediakan jasa konsultasi perangkat lunak akuntansi untuk usaha kecil.

Pada tingkat ini, produk dari perusahaan seperti Intuit, Microsoft dan Sage adalah pilihan umum, meskipun pemain baru beroperasi 100 persen di awan, seperti Xero dari Selandia Baru, yang menantang para pemain lama dengan konsumen-jenis interface, aplikasi mobile dan bahkan baru cara untuk melakukan akuntansi. Misalnya, Xero membalikkan beberapa proses akuntansi standar. "Transaksi muncul di bank Anda terlebih dahulu dan kemudian mengalir ke sistem akuntansi," jelas Sleeter.

Membuat pilihan
Kelimpahan pilihan membuatnya menggoda untuk hanya mengambil sesuatu yang bekerja dengan baik untuk saat ini tanpa mengantisipasi kebutuhan masa depan, terutama jika Anda tidak perlu menginstal atau memelihara perangkat lunak sendiri. Dengan keuangan, bagaimanapun, seperti keputusan yang cepat dapat menjadi bumerang. Memprediksi kebutuhan perusahaan Anda lima tahun keluar dan membeli sebuah sistem yang dapat tumbuh sesuai, kata Wayne Schulz, seorang enterprise resource planning (ERP) dan konsultan bisnis perangkat lunak. Lebih penting, meskipun, adalah untuk mempertimbangkan realitas "vendor lock-in."

"Apakah Anda membeli atau menyewa, Anda mungkin akan menemukan diri Anda terkunci ke vendor Anda," kata Schulz. "Sebagai perusahaan tumbuh, staf terlalu sibuk untuk memikirkan sistem baru. Plus, vendor membuatnya benar-benar sulit untuk mendapatkan data Anda dari sistem mereka."

Luangkan waktu ekstra untuk mengevaluasi vendor cocok jangka panjang. Menyelidiki makna di balik ungkapan-ungkapan seperti "integrasi pihak ketiga." Aplikasi awan secara alami lebih mudah untuk mengintegrasikan karena arsitektur perangkat lunak jauh lebih terbuka dan fleksibel daripada sistem yang lebih tua. Akibatnya, pembeli mungkin menganggap "integrasi" berarti bahwa sistem vendor kait tepat ke sistem lain dengan mengklik tombol. Lebih mungkin, bagaimanapun, integrasi dapat mengambil beberapa pekerjaan (dengan biaya tambahan) oleh vendor, yang mungkin belum pernah dilakukan bahwa integrasi tertentu sebelumnya.

Sleeter mengambil kliennya melalui daftar fitur yang dibutuhkan untuk membantu vendor turun sempit. Apakah Anda perlu untuk melacak biaya pekerjaan, biaya tenaga kerja, tingkat persediaan, persediaan atau pajak penjualan? Operasi internasional memerlukan sistem yang dapat menangani berbagai mata uang. Dan kemudian ada persyaratan spesifik vertikal, seperti sistem escrow untuk bisnis real estate, atau rekening kepercayaan untuk firma hukum.

Berikut adalah beberapa tips perpisahan dari para ahli di upgrade atau membeli perangkat lunak akuntansi:

    Sistem modern, bahkan mereka dirancang untuk perusahaan kecil, seharusnya alat yang mudah digunakan, bahkan jika Anda tidak seorang analis melaporkan. Sistem tersebut harus memungkinkan staf untuk dengan mudah membuat laporan dan membaginya dengan karyawan dan mitra, seperti CPA lainnya.
    Carilah fitur yang menghemat waktu dan uang, seperti paperless penagihan dan faktur, atau penjualan pembaruan pajak otomatis.
    Jika salah satu proses bisnis mengkonsumsi banyak waktu di perusahaan Anda - misalnya, penagihan atau pengiriman - pastikan sistem yang Anda pilih memiliki kemampuan canggih di daerah itu.
    Jangan terobsesi beralih ke sistem awan jika Anda telah menggunakan sistem on-premises yang Anda sukai. Kebanyakan vendor sistem terinstal dapat host aplikasi Anda di cloud sehingga orang dapat mengaksesnya dari manapun lokasi dan perangkat.

Last but not least, ingatlah ini: Lebih baik untuk mendapatkan sebuah sistem akuntansi sebelum Anda benar-benar membutuhkannya, bukannya menunggu sampai perusahaan Anda lebih matang dan proses yang sulit untuk mengubah.